Kundcase

En statlig organisation behövde träna på att snabbt ställa om sig vid stora samhällsförändringar. Men varje gång de skulle implementera en ny metod eller ett nytt system så nådde de inte fram hela vägen. Ledningsgruppen hade tagit hjälp från externa konsulter och experter men ändå inte lyckats förstå vad som händer i organisationen. När de kom i kontakt med MyNeeds® gjorde vi en genomlysning av hela organisationen och fick då en tydlig bild av deras inre problematik. Detta resulterade i ett omfattande organisatoriskt utvecklingsarbete.

Utifrån organisationen olika team upprättades visuella spelplaner som synliggjorde gruppernas olika kulturer och normer. Ledningsgruppen häpnade över utfallet. Vad de inte kände till, men som blev tydligt i och med spelplanerna var att ledningsgruppens norm och behov såg helt annorlunda ut än de övriga teamen i organisationen.

Ledningen hade en gruppnorm som var individualistisk, vilket skilde sig från den övriga organisationen som var starkt kollektivistisk. Ledningsgruppen hade hamnat i grupptänkande på grund av att de utgick ifrån sitt eget perspektiv – dvs. inte organisationens.  Därför nådde inte ledningsgruppen fram till de andra teamen.

Nästa steg var att titta närmare på alla ledares psykologiska behov och vilka behov deras grupp hade. Nu blev det tydligt för ledarna hur deras behov och intressen skilde sig från medarbetarna. Det blev också tydligt att det var en stor skillnad att leda olika typer av grupper utifrån deras förutsättningar och behov. 

En ledare berättade om den headhunting som organisationen hade gjort. En av Sveriges bästa analytiker hade rekryterats. Tyvärr visade det sig att analytikern inte levererade önskvärda resultat. När spelplanen synliggjordes och behoven hos enskilda personer utkristalliserades kunde ledaren se att analytikerns behov gick emot de övriga i teamet.  På sin tidigare arbetsplats hade analytikern arbetat i grupp, den nya rollen innebar ett självständigt arbete.  Detta skapade demotivation då analytikern inte fick tillmötesgå sina behov i sin nya roll. 

Spelplanens konkretisering fick ledarna att vakna till: “Det ger oss en möjlighet att uppmärksamma framtida arbetsmiljöproblem!” utbrister en av cheferna. Det är helt riktigt då vi har lärt oss att en person som under en längre tid befinner sig i en position där behoven inte blir tillgodosedda, med tiden kan utveckla psykisk ohälsa. Det handlar om i vilken mån våra behov tillgodoses över tid då detta påverkar vår motivation och välmående. En ställde sig kritisk till frågan: “Man kan ju inte alltid tillgodose allas behov!” muttrar en chef. Nej säger vi, det stämmer, däremot kan ni utbilda medarbetarna att ta ansvar för sin egen behovstillfredsställelse. 

I det nämnda fallet så kan man som chef komma långt genom att utgå från medarbetarnas behov. Analytikern som hade kollektivistiska behov skulle tex. ha behövt uppmärksammats med frågan: “Hur känns det att arbeta själv?” 

Dina medarbetare vet säkert inte ens om hur och på vilket sätt deras behov påverkar motivationen. När du utbildar dig själv och dina medarbetare i att förstå psykologiska behov så kommer gruppen att kunna hjälpas åt att möta varandras behov. Dessutom kommer de att kunna ta sitt eget ansvar för sina och andras behov och på så sätt stärka samarbetet.  

Du lär dig hur du på bästa sätt kan ge feedback utifrån olika behov. Du lär dig hur du kan kommunicera så att du når fram. Du lär dig vad du behöver säga för att på bästa sätt kunna följa upp olika personer och bemöta dem i deras behov. Du lär dig deras styrkor och utmaningar och framförallt hur du på bästa sätt kan utveckla din grupp att bli ett excellent team. Genom att se till att samtliga medarbetare har förstått behoven så kan ni alla veta hur ni på bästa sätt stöttar och leder varje individ. 

Att lära känna en grupp, att leda sitt team på bästa sätt tar tid. En ledare berättade hur tidskrävande det är: “Det tar normalt ett år innan jag vet hur alla i min grupp fungerar”. En annan ledare berättar hur medarbetarna i teamet är utspridda över hela landet. Det innebär givetvis att det tar ännu längre tid att lära känna dem. När du har koll på dina medarbetares behov vet du också hur du kan föra en naturlig dialog med dem. Just därför kan det vara som en ledare berättar: “eftersom det är tidskrävande att lära känna ett team så är det dumt att chansa”. Med insikt om MyNeeds så går processen mycket fortare. 

Ju mer du lär dig om behoven, ju mer förstår du vikten av att kommunicera på olika sätt med olika medarbetare. När det gäller en person som har individualistiska behov så kan du vara mer rakt på sak än med en person som har kollektivistiska behov. I det sistnämnda behöver du följa upp dem mer känslomässigt och ha tätare kontakt. Det handlar om att vårda relationen. En ledare suckar: “Men usch vad jobbigt! Menar du att jag måste kallprata om deras ointressanta liv?” Ja, det är precis just detta som individualister behöver lära sig. Om du vill nå resultat med kollektivister så är det en dialog om hur personen mår och din nyfikenhet om just dem och deras person som triggar igång deras engagemang. 

De som har kollektivistiska behov får energi av känslan att det finns en samhörighet och delaktighet. “Vadå, menar du att om jag fikar med dem så kommer de att jobba bättre?”, var det en ledare som undrade. Ja, helt riktigt. Kollektivister vill att ni gör någonting tillsammans. De får energi av att du bryr dig om hur det går för dem, att du ställer frågor till dem och att de får möjlighet att bolla olika saker och idéer.  Det här kan vara svårt för en individualist att förstå, vikten av kultivera relationen och tona ner en diskussion om målbilder, resultat och effektmål.

Men individualisterna då, hur tänker dom? Jo, de får energi av att arbeta självständigt och att se ett färdigt resultat. Just för dem kan det vara viktigt att bryta ned större mål till olika delresultat. När de ser konkreta resultat på utförda uppgifter så ger det dem energi. När aktiviteter omvandlas till drivkrafter som motiverar dem så att de ser att deras insats gör en skillnad, ja då får de en direkt känsla av att vara kopplad till effekten eller resultatet. Precis det som de behöver känna för att få energi. 

När ledarna i organisationen började lära sig mer så blev de nyfikna på varandras olika spelplaner. De började träna på hur de skulle kunna kommunicera till varje person i gruppen, men också till gruppen som en helhet. Genom att ställa frågor till personer med andra behov än sig själv så blev det klart att de lärde sig olika perspektiv. Ganska snabbt insåg de att de alltid utgick från sina egna individualistiska behov utan att ens känna till det. Men ökad kunskap om MyNeeds blev detta allt mer klart.

Till följd av utbildningen med MyNeeds började ledningsgruppen arbeta tillsammans på ett helt nytt sätt. Vid varje beslut som skulle tas såg de till att ta hänsyn till de olika behoven. De hjälpte varandra att förstå hur de skulle kunna kommunicera på bästa sätt till de olika grupperna. 

De tog också hänsyn till det faktum att vissa behov var i majoritet och började se till organisatorisk mångfald på ett helt nytt sätt – helt enkelt genom att rekrytera utifrån insikt om behoven. Tanken var att rekrytera in personer som hade andra behov så att det blev bättre balans i grupperna. Vad vi såg hända var att organisationen gick från att ha fullt upp med att släcka interna bränder, till att bli allt mer proaktiva i sitt förhållningssätt. Under en lång tid hade de lidit av hög personalomsättning med kostsamma nyrekryteringar. Men över tid började det att stabilisera sig. Det konkreta resultatet var att siffran av personalomsättning sjönk, från att tio personer slutade varje månad gick det ned till två personer. Det här gjorde förstås att ledarna fick tid till att göra andra saker än att sitta i rekryteringssamtal. Nu fick de tid till att vara proaktiv och leda. Genom att samtliga medarbetare hade fått utbildning i behoven så blev det organisationens nya språk. Det kom helt enkelt att skapas en ny medveten kultur: “Jag trodde det var lönen som gjorde att jag inte trivdes, men nu inser jag att det var min behovstillfredsställelse som var låg” berättar en medarbetare. 

Det är otroligt stimulerande att höra hur personer som fått denna kunskap börjar ta sitt ansvar för sina behov på ett helt nytt sätt. Medarbetaren ovan berättar om vilken skillnad det hade gjort både på arbetet men även i privatlivet. En energi som tidigare inte funnits då han normalt sett brukade vila så fort han kom hem från jobbet. Det här hade nu upphört och uppmärksammades i positiva ordalag av hans fru.